马丽萍 阮枝梅 庞俊 陈诗雨
摘 要：近年来，深圳、青岛等城市相继建立了数字档案馆，可以说我国数字档案馆工作取得了初步成功，但今后档案事业发展的一项关键内容就是档案馆怎样深入推动数字化进程。本文就数字档案馆的功能与作用做了简要论述，并分析了国内数字档案馆发展现状及存在的问题，试着提出了一些解决措施，希望有助于数字档案馆今后的发展建设。
关键词：数字档案馆；信息服务；大数据
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）02-0148-03
Abstract：In recent years，cities such as Shenzhen and Qingdao have successively established digital archives. It can be said that the work of digital archives in China has achieved initial success. However，a key component of the development of archives in the future is how the archives will deeply promote the digitalization process. This paper briefly discusses the function of the digital archives，and analyzes the development status and existing problems of the domestic digital archives. It tries to put forward some solutions to help the future development of the digital archives.
Keywords：digital archives；information service；big data
0 引 言
数字档案属于较为新颖的档案形式，是在网络信息化背景下发展起来的。数字档案的产生以及数量的提升，使得数字档案馆的构建显得十分迫切[1]。在21世纪以后，我国才开始进行数字档案馆建设，截止到现在，发展时间已有20年，因此这一工作现阶段还处于摸索阶段，缺乏完善的数字档案馆体系。所以，对建设数字档案馆的相关工作进行研究，能够有效的发现建设过程中存在的问题，给档案工作者提供建设的理论依据，可以让他们更为全面的掌握数字档案馆在建设方面的要点，以此来构建出一套完整的数字档案管理体系。
1 数字档案馆的功能与作用
1.1 数字档案馆的功能与作用
1.1.1 为研究档案馆构建优良的平台
通过对数字档案馆的构建，能够更为便捷的对档案进行管理。在现代化背景下，传统档案保管模式因为不能够有效的满足实际需求，需往办公自动化方向发展。和传统模式相比，数字档案馆无论是在保管条件、存储空间或是存储介质等方面，均符合现阶段发展潮流，其能够在满足档案信息逐渐增长对存储空间要求不断提高的基础上，促进档案利用效率的提升。
1.1.2 信息共享，增强工作效率
通过研究数字档案馆的构建，能够实现档案信息的共享。较为传统的借阅方式已和现阶段的社会发展趋势不符，且影响工作效率的提升。通过对信息技术的有效运用，构建出来的数字档案馆能够在有效发挥档案价值的基础上，节省大量查阅档案信息的时间，进而在一定程度上促进科研工作的进步。
1.2 数字档案馆与传统档案馆的比较
首先，不同的馆藏结构。档案实体是传统档案馆在馆藏方面的中心，因此馆藏能力极其有限，不能够对信息内容所包含的关系予以深入的挖掘。而数字档案馆能够有效的存储海量的信息资源，能够将现实与虚拟联系在一起，所以从根本上让服务范围与服务能力得到了扩展与提高[2]。其次，不同的管理模式。就传统档案馆而言，其管理模式基本是在相关工作完成之后再进行，而数字档案馆则在电子文件产生之后，因此其管理模式为适时管理和超前管理，这在很大程度上都是由电子文件与前段控制与全程管理所决定的。再次，在数字化时代中，数字档案馆可以说是传统档案馆的亲兄妹，两者的共存，能够对社会发展的进程给予更加全面的记录，以此来实现对历史与文明的传承。
2 国内数字档案馆发展现状
2.1 数字档案馆的建设范围不断扩大，建成数量逐年攀升
在数字化时代进一步发展的背景下，我国许多地区均在加强建设数字档案馆，建设规模日益扩展。在我国东部沿海区域，数字档案馆的建设已小具规模，一些地区已经建立起了十分全面的素质档案馆体系。并且，我国其他地区也逐渐开始了对数字档案馆的构建，将网络化以及集群化作为档案馆发展的基本方向，以使我国的数字档案馆建设系统更加完善。
2.2 数字档案馆的建设内容日益丰富
日趋成熟的数字档案馆体系，让数字档案馆的建设内容也发生了改变，即不只是对档案予以建设和整理，其建设领域也得到了拓展，内容也变得更加丰富起来[3]。在这一背景下，一些数字档案馆在业务方面逐渐纳入了信息资源共享以及档案登记备份等，且部分区域正在构建具有区域网络化特点的素质档案馆，上述现象均是数字档案馆在内容建设方面变得更加丰富的体现。
2.3 数字档案馆的信息服务成绩显著
为促进档案信息管理服务质量的提高，我国档案局构建了档案信息共享平台，不仅使档案信息的利用与查询变得更加的便捷，也提升了档案所具备的运用价值，使得档案服务效率得到了有效的提升。并且，数字档案馆消除了传统管理模式所具备的封闭性，使其变得更加开放，人们可以迅速的查找到自己所需要的内容，促进了服务质量的提升，让信息管理更为高效[4]。
3 数字档案馆建设存在的主要问题
3.1 资金来源渠道单一
政府或企事业单位自身的资金投入是我国数字档案馆建设的主要经济来源，缺乏长效的投资机制。综观全局，发展不协调，建设水平高低不一是各地数字档案馆的主要现状。就东部经济较为发达的地区而言，其在构建数字档案馆方面拥有十分充足的资金；而西部地区，却缺乏充足的建设资金。除此之外，数字档案馆也没有丰富的投资结构，专项拨款不足，缺乏社会资金的融入。
3.2 人才结构欠合理
就数字档案资源而言，其在内容方面十分的丰富，类型也极其多样，相关工作者在具备过硬技术能力的基础上，也要求档案工作者能进一步做好管理与服务工作[5]。但由于多方面因素的影响，包括市县级档案馆与企事业单位档案室在内的各地档案馆在专业档案人才与计算机人才上都非常匮乏。现有的档案工作者在多个方面的素质均无法满足新时期对其的要求，包括思想观念、技术水平、知识结构和管理能力等。
3.3 技术应用尚不深入
虽然“三网一库”的基础设施建设已基本在我国副省级市以上的档案馆完成，但大多数数字档案馆的电子文件、网络资源一体化管理均未实现；同时，大部分已部署的网络架构是以传统档案信息化实践要求为基础的，未运用一些新技术，如云计算、物联网等，在面对大数据时代的强大数据压力时，往往难以应对。
3.4 资源组织有待加强
初级“数字化”是我国大多数数字档案馆现在的状态，因为缺乏较好的条件、技术和管理，还有很多电子文件未在第一时间被收录入馆，数字档案馆资源总量有限，结构也不丰富。与此同时，没有展开大范围深度的资源开发，现有的资源建设以编研传统馆藏资源为主，没有开发新增数字档案资源的内容；各个数字档案馆未保持沟通联系，没有深度整合数字档案资源。
3.5 信息服务需推进
虽然我国的档案服务工作取得了显著成绩，但数字档案馆信息服务才刚开始起步。就服务内容而言，数字档案资源缺乏丰富的结构，也未进行大范围深入的开发，知识转化实现难度较大；就服务方式而言，数字档案资源的利用还是以简单查询目录为主，没有多样的利用形式，不能满足用户便捷性、个性化的利用需求；从服务途径上来说，数字档案资源的在线信息服务主要通过档案网站来实现，缺乏较多的服务渠道，相应的也就降低了数字答案资源的竞争力。
4 数字档案馆发展的趋势
4.1 技术应用策略
数字档案馆的建设和发展，数字资源的组织与存储均与诸多专业技术有关，包括顶层设计、海量数据存储、知识数据管理、多媒体数据检索访问、数字资源长期保存等，大量的先进技术将会为数字档案馆的顺利进行提供充分保障[6]。
4.1.1 顶层设计技术与方法
顶层设计，英文全称为Top-Down，属于一种将总体管理过程体现的设计方法。顶层设计要求站在整个学校的角度，以全局视角对数字档案馆的方案进行设计，并付诸实施，同时把整个数字档案管理机构的系统性体现出来，并对任务目标予以明确和制定。数字档案馆的建设在顶层设计全局性与发展性的影响下，将得到有效保障。
4.1.2 海量数据存储技术
不断深入的数字化，增多了各类归档的电子文件，同时也提高了对海量信息存储的需求，这除了需要借助海量存储设备存储备份相关文件以外，还需要利用数字化档案信息提供的网络化服务。这就要求将网络的在线存储技术优势发挥出来，获得安全性更高、可靠性更强的存储空间，使访问速度更快。诸如直接附加存储（DAS）技术、存储区域网（SAN）技术、内容寻址存储（CAS）技术以及网络附加存储（NAS）技术等均包括其中。
4.1.3 知识管理与数据挖掘技术
快速发展的经济社会，档案数据量的积累大大增加，随着档案馆保存的数据越来越多，就需思考怎样运用数据挖掘技术和知识管理的相关知识，以此来分析、整合、挖掘以及共享档案数据，将档案的价值充分发挥出来，把知识服务提供给经济活动。
4.1.4 多媒体数据访问和检索技术
以内容为基础的信息检索也属于数字资源检索技术中的一种，主要是检索多媒体对象的内容和上下文语义环境。其三种主要类型是内容的图像检索、以内容为基础的视频索引以及音频检索。
4.2 数字档案馆建设标准逐步完善
技术与组织标准是数字档案馆建设的主要标准，前者是为顺利进行数字档案馆建设而做出的技术要求，后者是组织数字档案馆开展各类活动的主要依据。在制定数字档案馆建设标准的过程中，需结合以下原则：
其一，衔接整个档案工作的标准。在制定数字档案馆建设标准时，不仅要将数字化档案所具备的特殊性归纳到考虑范围内，还应考虑与传统档案管理标准在衔接和配套方面的问题，进而对档案工作标准的系统性起到有效维护作用。第二，数字档案馆建设标准应和国际管理相关通用性标准接轨，并予以正确的运用。尽管各国家在档案工作方面存在着不同，但管理技术有很多相似之处。对数字档案馆的研究，国外早在多年前便已在进行，且也取得了较多的成果，这使我国在制定数字档案馆建设标准时有了可供参考的资料。第三，对高技术的发展进行追踪，适时制定和修订标准。素质档案馆产生于高新技术发展的条件下，而计算机技术具有非常快的更新速度，每次更新技术设备，都会影响到之前的工作标准，所以，在制定一个标准后，可根据实际情况做适当的修订，进而与技术基础的变化相适应。
4.3 向档案信息用户提供“一站式”服务
深入开展的数字档案馆建设实践，势必会让档案信息服务在数字档案馆建设中占据首要位置，成为不可或缺的部分。数字档案馆网站在总体设计上应将“以人为本，以内容为中心”的原则体现出来，在一个互联网页面上集中数字档案馆内外以及线上线下的档案信息资源，将档案信息用户查询档案信息的步骤简化，并结合相应规则给档案信息用户提供“一站式”服务。数字档案馆以网络为媒介，借助网络服务档案信息用户，对各类网络档案数据库具有很大的依赖性。数字档案馆应在网络数据库的建设上下功夫，数据库必须满足量多、质高和易用的特点。所谓数字档案馆档案信息服务系统是数字档案馆通过先进信息组织以及交流理论的指导，对合适的方式和策略予以运用，借助现代化的计算机网络与通讯技术对数字环境下的档案信息资源展开有效搜集、整理与存储，让档案信息用户的系统在第一时间得到满足的工具。其作为一项基础交流工具，主要服务于数字档案馆的档案信息用户，帮助其提交申请、检索与咨询。档案信息用户对数字档案馆使用效率的高低将直接受其设计优劣的影响。
4.4 开展新型数字知识服务，实现资源协同共享与信息增值服务
现阶段，纸质档案的数字化已经在我国大多数档案馆内实现，可以说，我国拥有了一定的数字档案基础。而建立数字档案管理网络，协同数字档案馆的业务，提供更加全面的数字档案服务是数字档案馆今后发展的一项重要内容。数字档案管理网络的网络化和协作化是以数字档案馆为基础的，该网络除了对各级类档案馆系统进行整合和协同外，还应和政府机构保持互联互通，便于前端控制档案文件，加大和政府机构的协作力度，防止《档案法》与《政府信息公开条例》之间出现矛盾，以便顺利进行我国政治民主和公开。档案管理网络的形成一方面可对开发和利用我国档案信息起到有利作用，另一方面也能够帮助社会公众更加全面的利用档案信息而做出正确决策，进一步推动社会经济的发展。
5 结 论
总而言之，国家开展档案管理工作的一项重要内容就是数字档案馆建设，这也是档案管理模式转型的必经之路，开展数字化档案建设能够有效增强对档案资源价值的运用，并促进其安全性的提升，让档案管理效率更高。所以，总结我国数字档案建设过程中遇到的问题，能够推动建设质量以及管理质量的增强，让档案管理在服务内容方面变得更加的丰富，让我国档案事业能够和大数据环境相互促进。
参考文献：
[1] 吴健鹏.我国数字档案馆建设现状与发展策略研究 [J].中国档案研究，2017（1）：105-113.
[2] 张超.论智慧城市背景下数字档案馆的现状和发展方向 [J].黑龙江档案，2017（1）：35-36.
[3] 徐丹丹.信息时代数字档案馆发展探析 [J].兰台世界，2017（7）：42-45.
[4] 孙丰满，程妍妍.我国数字档案馆研究的现状、基本问题及思考 [C]//上海市“3+1”档案论坛，2011.
[5] 黄少芳，刘晓鸿，张俊芳.应对大数据的数字档案馆及其服务体系 [J].国土资源信息化，2013（5）：22-25.
[6] 金俊兰.数字档案馆建设思考 [J].湖北经济学院学报（人文社会科学版），2017，14（6）：54-57.
作者简介：马丽萍（1984.11-），女，汉族，广东湛江人，馆员，本科，研究方向：地质档案管理与信息化建设、油气地质资料汇交、档案系统建设。
